8 kroků správné a efektivní archivace!

Povinnost archivovat vybrané dokumenty ukládá zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. Nebudete-li mít dokumenty ve vaší firmě v pořádku, hrozí pokuta a velké nepříjemnosti. Neriskujte to a raději se naučte, jak archivaci všech dokumentů v pohodě a rychle zvládnout!

 

1. Připravte si všechny doklady, důležitá je chronologie

Nejdříve ze všeho si musíte dát všechny dokumenty dohromady a roztřídit je. Nejlepší je třídit vše podle data a druhu. Vyhraďte si na třídění minimálně jeden pracovní stůl či celou místnost. Nikam hlavně nespěchejte, abyste nic nepřehlédli!


                                                      Kliknutím na obrázek se dostanete na produkt

2. Připravte si je – pomůže děrovačka

Dokumenty je dobré skladovat svázané u sebe. Aby držely pohromadě, vezměte do ruky děrovačku a pomocí ní udělejte do papírů dírky. Budou stejně velké a papíry se díky tomu dají snáze svázat. Místo děrovačky můžete použít i euroobaly, ovšem to se finančně vyplatí jen při menším množství.

                                     

3. Fyzické založení do samotných šanonů

Ve třetím kroku si připravte šanony. Volte více barev, usnadní to orientaci. Dokumenty ukládajte chronologicky podle data.  

 

                                             

4. Pořadače si popište!

Nezapomeňte si popsat štítky šanonu. Na štítek napište druh a také datum, ať máte přehled, ke kterému období se uložené dokumenty vztahují.

                                     Štítek pro pákové pořadače, bílý, oboustranně popisovatelný,

5. Rozdělovače jako praktický doplněk

Orientaci v dokumentech výrazně usnadní barevné rozdělovače. Označte s nimi například měsíce, roky apod.

                                                  Rozdělovače, různé barvy, karton, VICTORIA

6. Uložení do papírových boxů

Kompletní šanony uložte do krabic. Ty uzavřete, aby se k dokumentům nedostal prach a jiné nečistoty.

Archivační kontejner

7. Pro lepší orientaci krabice popište

Před uložením si krabice opět popište. Je dobré, pokud budete co nejdetailnější a na každou krabici napíšete druh dokumentu, rok, ke kterému se vztahují a další důležité informace.

8. Krabice uložte do regálu či jinam a místo opět označte

Krabice s dokumenty skladujte v místě, kde se k nim nedostane prach ani jiné nečistoty. Místo opět označte minimálně rokem, ať víte, kam v případě potřeby „sáhnout“. A pozor – k archivu by měly mít přístup jen pověřené osoby!

Autor: Kateřina Ferbyová