Dokumenty Google - náhrada za MS Office


Máte ve firmě více verzí MS Office? Uživatelé si musí mezi sebou posílají upravené verze, tak aby si je mohli otevřít i ve starších verzích? Kolik z vašich pracovníků využije více než 10% programu Excel nebo Word? S nákupem nových počítačů jim musíte kupovat nové MS Office? Je to investice, kterou byste rádi omezili? Dá se jí vůbec vyhnout?

 

Rádi bychom se s vámi podělili o zkušenost s Google Dokumenty. Jak s nimi pracujeme a co nám přinesly navíc.

 

V naší firmě používáme již prakticky výhradně dokumenty Google. Dokumenty jsou totiž součástí Google disku a vůbec celé služby Google Apps for Work. Tedy není nutné za programy platit a všichni uživatelé mají tu nejnovější verzi.  Také to znamená, že již od samotného vzniku dokumentu, jej může mít k dispozici více uživatelů a mohou s nimi pracovat. Vlastně mohou konečně začít spolupracovat. Protože Google dokumenty doopravdy umožňují spolupráci. Dokument může ve stejný okamžik upravovat až 50 uživatelů. Žádné přeposílání verzí.

 

 

 

Obrovskou výhodou pro Google dokumentů je, že druhá strana nemusí mít Google účet. Dokument můžete nasdílet svému dodavateli, zákazníkovi prostě komukoliv, s kým potřebujete opravdu spolupracovat.

Základní typy dokumentů:

Google dokumenty - náhrada za WORD

Google tabulky - náhrada za Excel, včetně všech funkcí (tabulek, grafů...)

Google prezentace - náhrada za Powerpoint

Google nákresy - náhrada za Malování

 

a jako bonus

 

Google Formuláře, silný nástroj na sbírání informací. Všechny vstupní data automaticky převádí do tabulek, nad kterými už potom může spouštět další funkce nebo se rovnou podívat na analýzu. Více informací o tématu formulářů zde.

 

 

 

Hlavní výhody Google dokumentů:

  • všichni mají stejnou verzi “Google Office” (tu nejnovější)

  • na dokumentech může pracovat až 50 uživatelů najednou

  • všichni mají poslední verzi konkrétního dokumentu (není více verzí)

  • všechny změny jsou uloženy automaticky

  • možnost verzování (vrátit se k původní verzi apod.)

  • dokumenty nezabírají žádný prostor na Google disku, tzn. můžete jich tam mít neomezené množství.  

 

   

 

 

 

Všechny dokumenty jdou samozřejmě odeslat v dalších formátech. Tedy můžete pracovat se sdílenou tabulkou a následně ji odeslat jako klasický exel, pdf, csv apod.

 

 

 

 

Možnosti zabezpečení Google dokumentů

Google bere zabezpečení vašich dat jako velmi důležité téma. Takže všechna data vlastníte vy, nikdo jiný k nim nemá přístup, tedy pokud mu jej neudělíte.

Uživatelé mohou pracovat ve třech základních přístupových módech. Mohou dokument upravovat, komentovat nebo prohlížet. Plus můžete nastavit po jak dlouhou dobu mohou mít k dokumentu přístup.

 

 

Lze také omezit, zda uživatelé, kteří mají právo upravovat dokument (mohou do něj psát), jej mohou sdílet dál - přizvat k práci nad dokumentem další kolegy.

Nebo můžete omezit, zda uživatelé, kteří mají právo komentovat a prohlížet, mohou dokument kopírovat, tisknout nebo stáhnout.

 

 

Závěrečné doporučení:

Určitě dokumenty vyzkoušejte, protože základními aplikacemi to jenom začíná. Dokumenty mají v sobě celou řadu doplňků, které se neustále rozšiřují a vylepšují. Takže už dnes můžete vkládat přímo do dokumentu obrázky a citace, které vám rovnou přidávají odkazy po čáru. Můžete už dnes spojit do sebe více tabulek. Vkládat do prezentací živé videa. A spousty další funkcionalit.
Případně si můžete rozšířit Google disk o další aplikace. Například on-line podpis dokumentů, myšlenkové mapy, pokročilé úpravy fotek a podobně.

 

 

 

 

Pokud vás článek zaujal, rádi vám nabídneme konzultaci zdarma na G4work.cz

Případně se přihlaste na naše otevřené školení, kde se můžete o celém řešení Google Apps for Work dozvědět více a sami si vyzkoušet, jak se může změnit vaše práce.

 

Autor: IK