OPTIMALIZACE TISKOVÉHO PROSTŘEDÍ

   

   Optimalizace tisku u organizací a firem

Říkáte si proč optimalizovat tisk?  Na tuto otázku je jednoduchá odpověď. Jestliže chcete ušetřit náklady na tisk, jedná se o nejefektivnější cestu. Protože cílem celého procesu optimalizace je, aby v tiskovém prostředí byly použity vhodné tiskové stroje na správných místech v ideálním nastavení a s co nejnižší cenou za zhotovenou stránku.
 
 
 
Tisknete-li například na inkoustové tiskárně s originálními inkoustovými kazetami, tak Vám mohu nabídnout celkem zajímavé srovnání. Za průměrnou cenu jednoho litru inkoustu pro tiskárny si můžete pořídit třicet litrů dvanácti hvězdičkové Metaxy.
 
 
 
 

Optimalizace tiskového prostředí je kompletní proces, který se většinou skládá ze čtyř fází.

 
 

     1. Analýza stávajícího stavu
 
V provedené analýze stávajícího tiskového prostředí zjišťujeme současný stav z hlediska technické i nákladové stránky a potřeby jednotlivců i celých oddělení. A také řešíme, jaké má organizace  potřeby a vize v horizontu dalších pěti let dopředu.
 
 
 
 

2. Návrh nového tiskového řešení 
 
Návrh nového tiskového řešení většinou bývá vyváženým kompromisem mezi současným stavem a totální změnou. Ideální je, když je z návrhu patrno, že organizace oproti stávajícímu stavu ušetří alespoň 30% ze současných nákladů na tisk a přitom navržené změny nezpůsobí organizaci zbytečné náklady a změny v zaběhnutém provozu.
 
 

3. Schválení a implementace
 
Po schválení návrhu nového tiskového řešení kompetentními osobami v organizaci uvedeme řešení do praxe. Nejedná se jen o umístění a zprovoznění nových tiskových strojů, ale i o začlenění stávajících vyhovujících tiskových strojů, zavedení a nastavení  aplikací potřebných pro bezproblémový provoz strojů a začlenění do stávající infrastruktury.
 
 
 

4. Správa tiskového řešení
 
Implementací nového řešení ovšem naše úloha nekončí. Samozřejmostí je následná správa nově nasazených tiskových strojů a softwarového zázemí v rámci servisní a materiálové smlouvy, ale jako profesionální partner pro tisková řešení i nadále vyhodnocujeme, jestli v dané organizaci využívají tiskové stroje v souladu s naším návrhem a jestli je toto řešení stále nejlepší v případě změn v organizaci. 

 

Jednotlivé fáze optimalizace tiskového prostředí

Aby byla optimalizace úspěšná a měla kýžený efekt, je potřeba všechny fáze co nejlépe zpracovat, protože získané výstupy z jednotlivých fází nám slouží jako vstupy pro další kolo optimalizace.

 

Reálný příklad optimalizace tiskového prostředí
 
Optimalizace proběhla u menší firmy s dvaceti zaměstnanci, která se zabývá obchodem a servisem v oblasti elektro.

Ve firmě používali starou analogovou kopírku formátu A3, tři laserové černobílé tiskárny, jednu barevnou laserovou multifunkci a dvě inkoustové multifunkce. Nakupovali výhradně originální spotřební materiál. Tiskové zařízení bylo od různých výrobců, starší tří let s nutností opakovaných servisních zásahů. Žádné z tiskových zařízení nebylo pod servisní smlouvou. Měsíčně ve firmě zhotovili cca 8.000 černobílých a 1.500 barevných stran. Celkové měsíční náklady na tisk měli v průměru 11.000,- Kč. Průměrnou cenu za zhotovenou stránku měli 1,16 Kč.

 
Po zdařilé optimalizaci byl stav následující. Firma získala pro centrální a kvalitní barevný tisk nový úspornější barevný multifunkční stroj formátu A3 a do oddělených provozů tři nové úsporné černobílé multifunkce formátu A4. Nové stroje byli dodány od jednoho výrobce a na všechna zařízení firma získala pět let záruku v rámci servisní a materiálové smlouvy a odbourala tím veškeré starosti s nakupováním spotřebního materiálu a zařizováním servisu. Také se zbavila prostojů zaměstnanců z důvodu nefunkčních tiskových strojů a díky zavedení dohledového softwaru má vedení firmy kompletní přehled o efektivnosti tisku. Získáním kvalitního barevného multifunkčního stroje s nízkou cenou za zhotovené kopie firma v rámci propagace zvýšila počet zhotovených stran na cca  2.500 barevných a cca 8.500 černobílých za měsíc. A dokonce i po navýšení zhotovených stran firma měsíčně ušetřila a za tisk platí v průměru 6.700,- Kč. Průměrnou cenu za zhotovenou stránku mají 0,61 Kč.
 
 
 
Celková úspora pro firmu za období trvání servisní
a materiálové smlouvy, což je pět let bude následující:
jestliže za pět let zhotoví cca 150.000 barevných stran
a 510.000 černobílých stran, ušetří oproti stavu
před optimalizací 366.100,- Kč
 
 
 
Chtěli by jste také zjistit, jak ve Vaší organizaci ušetřit nemalé finanční prostředky a přitom modernizovat Váš tiskový park? Neváhejte nás tedy kontaktovat.

 

                                                                                                       Autor článku: Adam Sokolovský